EIN FUNKTIONIERENDES DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEM (DMS) IST HEUTZUTAGE UNVERZICHTBAR.

Da Unternehmen ihre Geschäfte immer mehr über das Internet oder über ihr Intranet vornehmen, werden deren Anwender von Informationen geradezu überschwemmt. In vielen Unternehmen gibt es parallel zu digitalen Dokumenten weiterhin viele Informationen auf Papierbasis. Diese Unmengen von Daten landen in Aktenordnern und verstauben anschließend jahrelang im Regal. Nicht viel besser ergeht es digitalen Informationen, welche in persönlichen Ordnern auf einem der unternehmenseigenen Computer abgelegt wurden und auch über eine Suchfunktion nicht mehr erreichbar sind.

Über was für Daten reden wir? Hier ein paar Beispiele:

• Neue Kundenprofile
• Eingehende oder versandte Bestellungen
• Personalakten der Mitarbeiter
• Finanzberichte
• Diverse Formulare, Verträge
• Reisekostenabrechnungen und Urlaubsanträge
• gescannte Rechnungen

Mit zunehmender Datenmenge wird die Suche nach dem richtigen Dokument immer schwieriger und zeitintensiver. Wenn einzelne Datensätze an verschiedenen Orten abgelegt sind (z.B. im persönlichen Ordner eines Mitarbeiters), besteht zudem die Gefahr, dass wichtige Daten ganz verloren gehen. Speziell im Kundengeschäft, wo es auf schnelle Reaktionszeiten und die Aktualität des Dokumentenbestandes ankommt, entstehen so schnell Kundenunzufriedenheit und erhebliche Zusatzkosten, etwa wenn der Vertrieb dem Kunden auf Basis eines alten Datenbestandes ein Angebot unterbreitet.

Dokumenten-Management-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung von Unterlagen. Das DMS sorgt zudem für eine schnelle und effiziente Erfassung der Daten, eine übersichtliche Berechtigungsverwaltung, Freigabe der Unterlagen mittels entsprechender Workflows und eine geordnete, versionsbasierte Darstellung und Verteilung von wichtigen Dokumenten und Berichten.

Webbasierte DMS-Lösungen ermöglichen zudem einen externen Zugriff auf aktuelle Datenbestände. So können beispielsweise der Vertrieb oder einzelne Consultants direkt beim Kunden auf die jeweils neuesten Dokumente zugreifen.

Ein funktionierendes DMS ermöglicht es jedem Unternehmen Kosteneinsparungen zu erzielen, sowie optimierte Kommunikationsabläufe und die Automatisierung von Routinetätigkeiten zu erreichen.

Wie kann eine DMS / ECM-Software erfolgreich eingeführt werden?

Nach dem Erwerb der Softwarelizenz muss das Dokumenten-Management-System an die individuellen Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden. Die Probleme, die ohne eine solche fachmännische Einführung entstehen können, werden in vielen Unternehmen häufig noch unterschätzt:

Probleme, die bei der Einführung auftreten können:

• Das Tool ist nicht an den Prozess angepasst
• Vorhandene Daten sind im Tool nicht verfügbar
• Die bisherige Arbeitsweise verändert sich und die Mitarbeiter wehren sich aus Selbstschutz gegen die neue Arbeitsweise
• Die Anwender wurden nicht richtig geschult, das Tool findet daher keine Akzeptanz

Eine durchdachte Planung und eine gut strukturierte Durchführung sind daher von erheblicher Bedeutung für eine erfolgreiche DMS-Einführung. Die CAPABLE Technologies GmbH stellt Ihnen daher Mitarbeiter mit entsprechender Projekterfahrung zur Seite und liefert Ihnen auf Basis von ALFRESCO eine auf Ihre Bedürfnisse angepasste DMS-Lösung.